Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter
Jedes Jahr das gleiche Thema: Die Betriebskostenabrechnung muss raus. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellst – und welche Fehler du unbedingt vermeiden musst.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Abrechnung aller umlagefähigen Kosten, die neben der Kaltmiete anfallen. Als Vermieter bist du gesetzlich verpflichtet, diese Abrechnung zu erstellen, wenn dein Mieter Vorauszahlungen leistet.
Wichtige Frist: 12 Monate
Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Verpasst du die Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen – der Mieter behält aber seinen Rückzahlungsanspruch!
Diese Kosten darfst du umlegen
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt genau, welche Kosten umlagefähig sind. Hier die vollständige Liste:
Nicht umlagefähig!
Verwaltungskosten, Instandhaltung & Reparaturen, Bankgebühren, Leerstandskosten und Mietausfallversicherungen darfst du nicht auf den Mieter umlegen.
Schritt-für-Schritt zur fertigen Abrechnung
1. Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum beträgt exakt 12 Monate – meist entspricht er dem Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.). Er kann aber auch abweichen, z.B. bei Mietbeginn im April.
2. Gesamtkosten je Kostenart erfassen
Sammle alle Rechnungen und Belege für den Zeitraum. Trage die Gesamtkosten für jede Kostenart ein: Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, etc.
3. Verteilerschlüssel wählen
Der Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil der Mieter zahlt. Üblich sind:
- Nach Wohnfläche – der Standardschlüssel (m² Mieter / m² Gesamt)
- Nach Personenzahl – fair bei wasserintensiven Kosten
- Nach Verbrauch – Pflicht bei Heizung (mind. 50-70%)
- Nach Wohneinheiten – gleicher Anteil pro Wohnung
4. Mieteranteil berechnen
Für jede Kostenart: Gesamtkosten × Anteil des Mieters laut Verteilerschlüssel. Bei unterjährigem Ein-/Auszug wird tagesgenau abgerechnet.
5. Vorauszahlungen gegenrechnen
Vom berechneten Mieteranteil ziehst du die geleisteten Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Die 5 häufigsten Fehler
- Frist verpasst – Nach 12 Monaten verfällt dein Nachzahlungsanspruch
- Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet – Verwaltungskosten oder Reparaturen machen die Abrechnung anfechtbar
- Falscher Verteilerschlüssel – Insbesondere bei Heizkosten ist Verbrauchsabrechnung Pflicht
- Fehlende Belegeinsicht – Der Mieter hat das Recht, alle Belege einzusehen
- Keine formale Anforderungen – Die Abrechnung muss nachvollziehbar und prüfbar sein
Tipp: Digitale Verwaltung spart Zeit
Wer mehrere Wohnungen vermietet, verliert schnell den Überblick über Belege, Zahlungen und Fristen. Mit einem digitalen Tool erfasst du Einnahmen und Ausgaben laufend – und die Nebenkostenabrechnung erstellt sich fast von selbst.
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